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Elektronische Kommunikation

Rahmenbedingungen

Die Stadt Coesfeld bietet Ihnen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung der Stadt an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren ist nach Paragraph 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land NRW (VwVfG NW) und Paragraph 36 a Sozialgesetzbuch - Allgemeiner Teil - (SGB I) die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Für das Privatrecht gilt Paragraph 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechend.

Die Stadt Coesfeld hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. Dies gilt ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Coesfeld und nicht für Dritte (zum Beispiel verlinkte Einrichtungen, Eigenbetriebe, Tochtergesellschaften, andere Behörden und Institutionen und ähnliches).

Nicht rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für die nicht rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Coesfeld wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
stadt (at) coesfeld.de

Darüber hinaus können Sie nicht rechtsverbindliche E-Mails auch an alle anderen im Internetangebot oder auf Briefköpfen der Stadt Coesfeld ausgewiesenen E-Mail-Adressen senden.

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Besonderes Behördenpostfach (beBPo)

Safe-ID des beBPo-Postfachs der Stadt Coesfeld:
DE.Justiz.3e7e89fd-82d4-4a0d-b203-f707c5647dd.5b95

De-Mail mit Absenderbestätigung

DE-Mail-Adresse der Stadt Coesfeld:
post(at)coesfeld.de-mail.de

Verschlüsselte E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Art. 3 Ziff. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung) versehen sein muss.

Für diese rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail mit der Stadt Coesfeld ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
post (at) coesfeld.de

Beachten Sie bitte, dass an dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegen genommen werden. Unverschlüsselte Nachrichten gelten als nicht den Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation entsprechend und werden nicht weiterverarbeitet.

Aus Gründen der Prüfbarkeit werden qualifiziert elektronisch signierte Dokumente zusätzlich zunächst nur als E-Mail-Nachricht und/oder in den Datei-Formaten PDF und TIF zugelassen.

Die Stadt Coesfeld wird bis auf weiteres Rückmeldungen und Bescheide zu per rechtsverbindlicher elektronischer Kommunikation eingegangenen Dokumenten weiterhin per Briefpost versenden. Voraussetzung hierfür ist die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten. Die Verwendung eines Pseudonyms ist dabei nicht zulässig. Nachrichten und Dokumente ohne eine vollständige Absenderangabe gelten als nicht den Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.

Die Übertragung von im Internetangebot der Stadt Coesfeld angebotenen Vordrucken im PDF- oder Microsoft-Word-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur ist aus technischen Gründen derzeit noch nicht möglich.

E-Mail-Verschlüsselung

Von der Stadt Coesfeld wird das Verschlüsselungsverfahren S/MIME unterstützt:

Für die Verschlüsselung benötigen Sie den so genannten „öffentlichen Schlüssel“ der Stadt Coesfeld für das genannte Postfach, der Ihnen unter folgendem Link zum Download bereit steht:
Öffentlicher Schlüssel der Stadt Coesfeld

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Empfängers über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Dateianhänge

Folgende Dateiformate können als Dateianhang übermittelt werden:
PDF, RTF, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPS, PPTX, PPSX, JPEG, JPG, PNG, GIF, TIF

Maximale Dateigröße: 20 Megabyte

Andere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste bei Bedarf aktualisiert wird.

Für das Versenden größerer Dateien verwenden Sie bitte unseren Datentransferdienst.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Werden bei der Umsetzung von E-Government-Anwendungen/-Projekten abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle bzw. in geeigneter Weise informiert.


Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an:

Stadt Coesfeld
Fachbereich Zentrale Dienste und Bürgerservice
Team IT
Andre Schüttert
andre.schuettert@coesfeld.de
Telefon: 02541 939 1204