Allgemeine Messebedingungen zur CoeMBO 2024

1. Veranstaltung

Coesfelder Messe zur Bildungs- und Berufsorientierung (CoeMBO)

2. Veranstalter, Messekoordination und Datenschutz

Veranstalter und Messekoordination: Stadt Coesfeld, Markt 8, 48653 Coesfeld; vertreten durch Carina Holzhinrich, Tel. 02541 9391021, E-Mail: carina.holzhinrich@coesfeld.de;

Datenschutz: Katharina Woltering, Tel. 02541 9391604, E-Mail: datenschutz@coesfeld.de.

3. Ort, Termin und Öffnungszeit

Ort: Schulzentrum (Holtwicker Str. 4-8) und benachbarte Bürgerhalle (Osterwicker Str. 1), 48653 Coesfeld;

Messebereiche: Schulgebäude, Sporthalle 1 und 2, Bürgerhalle sowie ggf. Messezelte und Schulhofflächen;

Termin: Samstag, 16. November 2024;

Messezeit: 10 bis 16 Uhr.

4. Teilnahmeverfahren

Die Anmeldung erfolgt durch Ausfüllen und Absenden des Online-Formulars „Anmeldung CoeMBO 2024“ bis zur benannten Anmeldungsfrist. Die Anmeldung beinhaltet zugleich die verbindliche Anerkennung der vorliegenden „Allgemeinen Messebedingungen zur CoeMBO 2024“ für den Teilnahmeinteressenten und dessen Messevertreter. Jede Anmeldung wird per E-Mail bestätigt. Über die endgültige Zulassung zur Messeteilnahme entscheidet der Veran-stalter. Es besteht kein Rechtsanspruch auf eine Messeteilnahme. Mit Übersendung der schriftlichen Teilnahmebestätigung durch den Veranstalter wird die Messeteilnahme für die Beteiligten verbindlich. Der Veranstalter ist zum Widerruf der Teilnahmebestätigung und zur anderweitigen Standflächenvergabe berechtigt, sofern die Voraussetzungen für die Bestäti-gung seitens des angemeldeten Ausstellers nicht mehr gegeben sind oder nachträglich Grün-de bekannt werden, deren rechtzeitige Kenntnis eine Nichtzulassung gerechtfertigt hätte.

5. Korrespondenz

Als Standardkommunikationsmedium wird seitens des Veranstalters und Messekoordinators weitestmöglich E-Mail eingesetzt. Sofern keine andere Mitteilung vorliegt, wird die E-Mail-Adresse des Anmeldungsformulars zur Korrespondenz verwendet. Zusätzlich werden Infor-mationen auf der Internetseite der Messe (www.coembo.de) veröffentlicht.

6. Preise, Veranstalterleistungen, Zahlungsbedingungen und Mittelverwendung

Der Standpreis richtet sich nach den Angaben im CoeMBO-Anmeldungsformular. Alle dort genannten Preise sind Endpreise (MWSt. wird nicht berechnet). Für die termingerechte Be-reitstellung der per Anmeldungsformular bestellten Standausstattungen sorgt der Veranstalter; ggf. gewünschte Extras werden gesondert abgestimmt, beauftragt und abgerechnet. Eine deckenmäßige Grundbeleuchtung aller Standflächen, ausreichende Raumtemperierung (auch im Messezelt), Strom sowie Bodenreinigungen vor und nach der Messe werden vom Veranstalter gewährleistet. Müll ist möglichst zu vermeiden bzw. selber zu entsorgen; eine größere Müllmenge kann bzw. wird vom Veranstalter gegen separate Rechnung zu Lasten des Standbetreibers entsorgt. Die Abrechnung der Messeteilnahme erfolgt im Vorfeld der Messe auf der Basis der Anmeldung und ggf. weiterer Vereinbarungen per Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 21 Tagen ab dem Rechnungsdatum. Nur nach Rechnungsbeglei-chung besteht ein Anspruch auf eine Messeteilnahme. Ein Zahlungsverzug berechtigt den Veranstalter neben dem Widerruf der bisherigen Zusage zur Messeteilnahme auch zur an-derweitigen Vergabe der Standfläche. Alle Einnahmen und Zuwendungen werden ausschließ-lich zum Zweck einer Kostenbegleichung der CoeMBO-Messe, der Förderung zukünftiger CoeMBO-Messen oder ggf. auch für ergänzende Vorhaben zur Förderung der Berufsorientie-rung von Jugendlichen verwendet. Zuwendungen zur Unterstützung der vorstehenden Zwe-cke sind willkommen; gesonderte Zuwendungsbestätigungen werden durch die Stadt Coes-feld oberhalb eines Betrags von 200 € übersandt.

7. Versicherungen

Der Veranstalter hat zur Abdeckung seines Haftungsrisikos eine besondere Haftpflichtversi-cherung für Personen- und Sachschäden abgeschlossen. Eine weitergehende Haftung oder auch ein Ersatz von ggf. geschädigten oder gestohlenen Ausstellungsgütern wird von Seiten des Veranstalters ausgeschlossen. Der Abschluss einer Ausstellerversicherung wird empfoh-len. Für eventuelle Beschädigungen von Eigentum des Veranstalters und ggf. resultierenden Folgeschäden, verursacht vom Aussteller, seinen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen, haftet der Aussteller. Wird ein Messestand gemeinschaftlich betrieben, gilt eine gemeinschaftliche Haftung der Aussteller.

8. Veränderungen und Vorbehalte

Im Falle eines zwingenden Grundes kann der Veranstalter die Veranstaltung örtlich verlegen, ohne dass hierdurch eine Aufhebung bisheriger Vereinbarungen von Seiten eines Messeteil-nehmers verlangt werden kann. Ein von Seiten eines Messeteilnehmers ggf. gewünschter Rücktritt muss gegenüber dem Veranstalter schriftlich erklärt werden. Im Rücktrittsfall erstat-tet der Veranstalter einen bereits gezahlten Betrag entsprechend den Regelungen im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses. Ein unvorhergesehenes Ereignis, welches nicht vom Veranstalter zu vertreten ist (z.B. höhere Gewalt, außerordentliche behördliche Anordnung) und aus Sicht des Veranstalters eine planmäßige Durchführung der Messe unmöglich macht, berechtigt diesen zur Absage der Messe. In einem derartigen Fall erstattet der Veranstalter im jeweiligen Messejahr zeitraumbezogen folgende Anteile bereits geleisteter Zahlungen:

Zeitraum bis inkl. 31.07.: 90 % Erstattung;
Zeitraum 01.08. bis inkl. 31.08.: 60 % Erstattung;
Zeitraum 01.09. bis inkl. 30.09.: 30 % Erstattung;
Zeitraum 01.10. bis zum Messetag: 0 % Erstattung.

Bei Absage der Messe hat der Messeteilnehmer keinen Anspruch auf Schadenersatz. Der Veranstalter wird alle Messeteilnehmer schnellstens informieren und ggf. einen Ersatztermin anbieten.

9. Vergabe der Standflächen

Die Standflächenzuweisung erfolgt durch den Veranstalter in Abwägung von Standanforde-rungen, räumlichen Möglichkeiten sowie inhaltlichen Messeaspekten. Es besteht kein An-spruch auf Zuteilung einer bestimmten Standfläche. Jeder Messeteilnehmer erhält seine Flä-chenzuweisung ca. 6 Wochen vor dem Messetermin, wobei auch diese Flächenzuweisung vom Veranstalter nötigenfalls noch kurzfristig geändert werden kann, ohne dass hieraus für den Aussteller ein Rücktrittsrecht oder Erstattungsanspruch resultiert. Der Tausch einer Mes-sestandfläche mit einem anderen Aussteller oder eine auch nur teilweise Überlassung der Standfläche ist ohne schriftliche Zustimmung des Veranstalters unzulässig. Besondere Hin-weise: alle Standflächen in der Sporthalle können nur über einen ca. 5 m langen Tribünenab-gang oder über ein treppenverbundenes Liefertor erreicht werden – auf Wunsch werden Transporthelfer bereitgestellt. Der Boden der Sporthalle und des Messezeltes ist mit Teppich-fliesen ausgelegt; alle anderen Böden sind i.d.R. gefliest.

10. Standaufbau / Standabbau

Der Aufbau eines Messestandes kann am Freitag, 15. November 2024 in der Zeit von 15:30 bis 18:30 Uhr und am Samstag, 16. November 2024 in der Zeit von 07:00 bis 09:45 Uhr auf der dem Standbetrei-ber zugewiesenen Fläche erfolgen. Eine Überschreitung der zugewiesenen Standfläche ist nur dann zulässig, wenn kein Standnachbar beeinträchtigt wird. Aufbauten dürfen Rettungs-wege und Feuerlöscher nicht versperren oder verdecken. Der Abbau des Messestandes ist am Messetag in der Zeit von 16 bis 19 Uhr durchzuführen. Sollte ein anderer Abbauzeitraum erwünscht sein, kann dieser nur mit zuvor eingeholter schriftlicher Zustimmung des Veranstal-ters realisiert werden. Sollte ein Stand am Messetag um 20 Uhr ohne Zustimmung des Ver-anstalters nicht abgebaut sein, wird der Veranstalter einen Standabbau in Auftrag geben unter Ausschluss jedweder Haftung sowie Inrechnungstellung zugehöriger Kosten samt einer Kon-ventionalstrafe in Höhe der Standflächenmiete.
Die Standfläche ist in dem Zustand der Übernahme zurückzugeben; für eventuelle standbe-dingte Beschädigungen haftet der Aussteller.

11. Standbetrieb

Jeder Messeteilnehmer ist verpflichtet seinen Stand am Messetag in der Zeit von mindestens 10 Uhr bis 16 Uhr mit sachkundigem Personal sowie vollständiger Standausstattung zu be-treiben. Achtung: Ein Standabbau vor 16 Uhr ist nicht zulässig - im Falle einer Zuwider-handlung verpflichtet sich der Aussteller zur Zahlung einer Konventionalstrafe in Höhe der Standflächenmiete. Alle Standbetreiber werden gebeten, ggf. geplante Standvorführungen mit möglichst geringen Lautstärken, Lärm-, Licht-, Geruchs- oder Funkwellenemissionen durchzuführen. Zwecks Aufrechterhaltung eines geordneten Messebetriebs ist der Veranstal-ter berechtigt eine Störungsminderung oder gar Einstellung eines derartigen Störbetriebs zu verlangen (z.B. Mikrophon- oder Pumpenbetrieb, Filmvorführung). Verkaufsaktivitäten sind an allen Messeständen nicht gestattet; insbesondere ist eine Abgabe von Speisen oder Ge-tränken genehmigungspflichtig. Werbemittel dürfen nur am jeweiligen Stand und nicht auf Allgemeinflächen verteilt / hinterlegt werden.
Werbemaßnahmen, die gegen „gute Sitten“ oder Wettbewerbsrecht verstoßen oder aber reli-giösen oder politischen Charakter haben, sind unzulässig. Auf allen Messeflächen besteht während der Messezeit ein allgemeines Rauchverbot. Sollte eine Zuwiderhandlung gegen eine Veranstalteranweisung nach einer Abmahnung weiterhin erfolgen, ist der Veranstalter zur sofortigen Standschließung und Ausschluss von der Veranstaltung berechtigt - hiermit ggf. verbundene Aufwendungen gehen zu Lasten des betreffenden Messestandbetreibers.

12. Standgestaltung

Jeder Stand sollte gut lesbar mit dem Namen des Standbetreibers versehen sein. Die Stand-gestaltung und Ausstattung ist Sache des Ausstellers, wobei Einrichtungen, Dekorationen und Vorführungen gesetzlichen Bestimmungen und Messevorschriften entsprechen müssen. Ins-besondere sei hier auf die Beachtung der Schwerentflammbarkeit von Standausschmückun-gen hingewiesen. Eine Standhöhe oberhalb von 2,7 m ist mitteilungsbedürftig. Auf einen zu-sätzlichen Bodenbelag kann / sollte verzichtet werden; ansonsten darf dieser nur unter Ge-brauch eines rückstands-frei entfernbaren Verlegebandes (DIN 18365) befestigt werden. Beim Veranstalter bestellte Standmaterialien werden von diesem bis zu den Aufbauzeiten am jeweiligen Messestand bereitgestellt und nach der Messe auch wieder entfernt.

13. Strom-, Gas-, Wasser- und Internetanschluss

Der Veranstalter stellt nach Anmeldungsanforderung kostenfrei einen Stromanschluss für einen Messe-Standplatz zur Verfügung. Ggf. nötige Kabeltrommeln oder Verlängerungslei-tungen sind seitens des Ausstellers zu stellen. Wird ein weiterer Stromanschluss oder eine höhere Absicherung (Kraftstrom) benötigt, ist hierzu eine besondere Vereinbarung im Vorfeld erforderlich. Kann der Veranstalter bestimmte technische Versorgungswünsche eines Messe-teilnehmers nicht mit kostenlosen, örtlichen Versorgungsmöglichkeiten bedienen, kann der Messeteilnehmer erforderliche Installations-/ Anschlussarbeiten - nach zuvor eingeholter Zu-stimmung des Veranstalters - auf eigene Kosten erledigen oder in Auftrag geben. Jedwede Schadenersatzforderungen an den Veranstalter aus einer potentiellen Nichtverfügbarkeit oder aber dem Betrieb derartiger Anschlüsse sind ausgeschlossen. Ein kostenfreier Zugang zum Internet wird in allen Messebereichen ermöglicht.

14. Hausrecht und Abnahme

Der Veranstalter und seine Erfüllungsgehilfen (insbesondere Vertreter der Messeorganisation sowie Hausmeister der beteiligten Messestandorte) üben auf dem gesamten Messegelände vor, während und nach der Veranstaltung das Hausrecht aus. Die Abnahme der Messestände und Messeflächen erfolgt am Morgen des Messetages durch Vertreter von Behörden und Messeleitung. Eventuelle Anweisungen des vorstehenden Personenkreises sind zu befolgen.

15. Messepublikationen

Zur Veranstaltung sind u. a. die Herausgabe einer Messezeitung und die Veröffentlichung einer Internetseite (www.coembo.de) einschließlich Teilnehmerlisten geplant. Mit der Anmel-dung willigt der Anmeldende zugleich ein, dass die allgemeinen Teilnehmerdaten (Rechtsver-kehrnamen, Postanschrift, allgemeine Telefonnummer und sofern vorhanden eine allgemeine E-Mail- und Homepage-Adresse) für derartige Messepublikationen vom Veranstalter genutzt werden dürfen. Im Fall einer Nicht-Bereitstellung dieser allgemeinen Daten ist der Veranstalter zu einem Widerruf der Teilnahmebestätigung berechtigt. Nur nach entsprechender Mitteilung des Messeteilnehmers werden personenbezogene Daten (s. Nr. 16) einer Kontaktperson des Messeteilnehmers in einer Messepublikation veröffentlicht. Fernerhin ist der Veranstalter be-rechtigt, Fotografien und Filmaufnahmen von der Veranstaltung anzufertigen und für Eigen-zwecke zu nutzen bzw. zu veröffentlichen. Messeteilnehmer haben kein Einwendungsrecht gegenüber Berichterstattern und Fotografen, welche vom Veranstalter zugelassen sind.

16. Personenbezogene Daten

Mit der Absendung der Anmeldung erklärt der Teilnahmeinteressent zugleich sein Einver-ständnis, dass die personenbezogenen Daten des Vertreters des Messeteilnehmers (hier Vor- und Nachname, persönliche E-Mail-Adresse und persönliche Telefonnummer) vom Messe-veranstalter zum Zweck der weiteren CoeMBO-Korrespondenz genutzt und gespeichert wer-den dürfen. Diese Einwilligung kann vom Teilnahmeinteressenten bzw. Ausstellervertreter jederzeit schriftlich widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Ein-willigung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Ab dem Zeitpunkt des Wider-rufs erfolgt keine weitere Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten. Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage des Artikels 13 der Datenschutzgrund-verordnung. Der Veranstalter kommt seiner Informationspflicht nach Artikel 13 DS-GVO am Ende der Allgemeinen Messebedingungen nach.

17. Schlussbestimmungen und Gerichtsstand

Alle Änderungen oder Ergänzungen zu diesen Teilnahmebedingungen bedürfen der Schrift-form. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit aller sonstigen Bestimmungen nicht berührt. Veranstalter und Messeteilnehmer vereinbaren das deutsche Recht als Rechtsgrundlage sowie in einem Streitfall Münster/Westf. als Gerichtsstand.

Coesfeld, 29. Februar 2024

Der Veranstalter